Huishoudelijk Reglement

(goedgekeurd door de algemene ledenvergadering  van 6 november 2014)

 

Dit concept Huishoudelijk Reglement is opgesteld in overeenstemming met en in aansluiting op de concept statuten van de Coöperatieve Vereniging Pekela Duurzaam u.a. statutair gevestigd in de gemeente Pekela

 

Artikel 1.  Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • Coöperatie Pekela Duurzaam: Coöperatieve vereniging “Pekela Duurzaam” U.A. conform art.1 van de statuten

  • Algemene Ledenvergadering(ALV): het orgaan van de coöperatieve vereniging conform art. 10 van de statuten

  • Bestuur: het orgaan van de coöperatieve vereniging conform art. 13 van de statuten

  • Dagelijks bestuur (DB): de voorzitter, de secretaris en de penningmeester

  • Leden: de leden van de coöperatieve vereniging conform art. 5 van de statuten

  • Reglement: het onderhavige reglement conform art. 24 van de statuten

 

Artikel 2.  Functie van dit reglement

 

  1. Dit reglement geeft nadere voorschriften, ter aanvulling op bepalingen in de statuten en dient ter vastlegging van interne procedures en werkafspraken

  2. Dit reglement bevat geen artikelen die in tegenspraak zijn met de statuten en kan – op voordracht van het bestuur – worden gewijzigd door een meerderheid van stemmen van de Algemene ledenvergadering

  3. Het huishoudelijk reglement en de statuten zijn te raadplegen op de website van de Coöperatie Pekela Duurzaam  

 

Artikel 3.  Werkgebied

 

  1. De Coöperatie Pekela Duurzaam dient de belangen van haar leden en overige doelstellingen binnen de grenzen van de gemeente Pekela.

  2. Het werkgebied beslaat de postcodegebieden 9663 en 9665 waarin de dorpen Oude Pekela, Nieuwe Pekela en Boven Pekela zijn gelegen.

 

Artikel 4.  Lidmaatschap

 

  1. De Coöperatie Pekela Duurzaam kent leden. Leden worden geacht met de inhoud van de statuten en reglementen bekend te zijn en deze door het aangaan van het lidmaatschap te aanvaarden.

  2. Personen en rechtspersonen die als lid wensen toe te treden richten een daartoe strekkend schriftelijk verzoek aan het bestuur conform artikel 6 van de statuten.

  3. Men kan zich op elk moment aanmelden als lid.

 

Artikel 5. Contributie van leden en bijdragen van donateurs

 

  1. De contributie en bijdrage van donateurs wordt berekend vanaf 4 verschillende momenten (per kwartaal) in het jaar en heeft altijd een doorlooptijd van 12 maanden

  2. Voor natuurlijke personen bedraagt de contributie € 15,- per 12 maanden en is per vooruitbetaling verschuldigd. Dit bedrag kan per besluit van de ALV worden gewijzigd.

  3. Voor verenigingen, stichtingen, instellingen en bedrijven bedraagt de contributie € 30,- per jaar

  4. Donateurs dragen jaarlijks minimaal € 15,- bij.

  5. Bij voorkeur wordt de verschuldigde contributie en donatie automatisch geïnd door het afgeven van een machtiging voor een automatische incasso. Wil men geen gebruik maken van een automatische incasso, dan worden nadere afspraken omtrent de betaling gemaakt, waarbij extra kosten van € 0,75 per periode in rekening worden gebracht.

  6. Nieuwe leden betalen hun contributie uiterlijk 6 weken na hun aanmelding

  7. Gespreide betaling is in principe niet mogelijk

  8. Bij het niet in staat zijn de contributie of donatie tijdig te voldoen, wordt dit direct gemeld aan de Coöperatie Pekela Duurzaam, zodat een oplossing kan worden gezocht.

  9. Bij het storneren van de incasso of anderszins niet betalen van de verschuldigde contributie wordt het lidmaatschap niet beëindigd, maar opgeschort.

  10. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.

  11. Opzeggen van het lidmaatschap kan alleen schriftelijk bij de secretaris van de coöperatie of per e-mail: info@pekeladuurzaam.nl uiterlijk vier weken voor het verstrijken van de contributieperiode.

 

Artikel 6. Ledeninformatie

 

  1. De Coöperatie Pekela Duurzaam verzorgt voor leden en donateurs de uitgave van een periodieke elektronische nieuwsbrief, waarmee zij worden geïnformeerd over het doen en laten van de coöperatie en op de hoogte worden gehouden van duurzaam nieuws, van methoden om meer duurzame energie op te wekken en energie te besparen.

  2. De Coöperatie Pekela Duurzaam onderhoudt eigen media, waarmee leden en andere belangstellenden op de hoogte worden gehouden van de activiteiten van de coöperatie en van de duurzame ontwikkelingen in het werkgebied van de coöperatie.

 

Artikel 7.  Het bestuur

 

  1. Het bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid van de Coöperatie Pekela Duurzaam, de toepassing van de verplichtingen verbonden aan het lidmaatschap van de coöperatie, naleving van de statuten en reglementen, beheer van de geldmiddelen en uitvoering van genomen besluiten. Het is van al zijn handelingen verantwoording verschuldigd aan de Algemene ledenvergadering.

  2. Het bestuur besluit bij meerderheid van stemmen.

  3. Het bestuur kan niet zonder toestemming van de Algemene Ledenvergadering rechtshandelingen aangaan zoals geldleningen, het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven buiten de begroting of het aangaan van garantstellingen, waar meer dan € 500,- mee is gemoeid.

  4. De volgende bestuursbesluiten worden in ieder geval onderworpen aan de goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering:

  5. het jaarplan en de (meerjaren)begroting en jaarrekening

  6. deelnemen aan de voor de coöperatie risicovolle projecten of activiteiten

  7. Het bestuur is belast met de uitleg van dit reglement en van alle regels en bepalingen en heeft het recht dispensatie te verlenen behalve van die bepalingen, waarin de beslissing aan de Algemene ledenvergadering is overgelaten. Het beslist verder in alle gevallen waarin door de statuten en dit reglement niet is voorzien.

  8. Het bestuur vergadert minimaal zes maal per jaar.

  9. Het bestuur is verantwoordelijk voor tijdige werving van kandidaten voor vacatures in het bestuur.

 

Artikel 8. Dagelijks bestuur

  1. Het bestuur kan een dagelijks bestuur (DB)  instellen.

  2. Het DB heeft als taak het voorbereiden van door het bestuur te nemen besluiten, het nemen van beslissingen op lopende zaken die (nog) geen bestuurlijke besluitvorming behoeven en fungeren als eerste aanspreekpunt voor de leden.

  3. Het DB bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester

  4. Het DB bepaalt in overleg met het bestuur de vergaderfrequentie en –tijdstippen

  5. Besluiten van het DB dienen unaniem te zijn, worden schriftelijk vastgelegd en meegedeeld aan het bestuur. Besluiten kunnen ook zonder bijeenkomst van het DB worden genomen.

  6. Alle besluiten van het DB kunnen door een meerderheid van het bestuur worden herroepen.

  7. De leden van het DB hebben in ieder geval de volgende taken:

de voorzitter:

eerste aanspreekpunt voor de Algemene Ledenvergadering en belanghebbenden van de coöperatie

ziet toe op het goed functioneren van het bestuur

zorgt er voor dat er voldoende tijd bestaat voor de besluitvorming door het bestuur

ziet toe op de uitvoering van besluiten van de Algemene ledenvergadering en het bestuur

de secretaris:

voert de correspondentie van het bestuur en de algemene ledenvergadering

verzorgt de agenda van het bestuur en de algemene ledenvergadering

beheert het archief van de coöperatie

de penningmeester:

is in algemene zin belast met het financiële beheer van de coöperatie waaronder het voeren van de administratie

is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarbegroting en de jaarrekening van de coöperatie.

 

Artikel 9. Werkgroepen, Projectgroepen en Commissies

 

  1. Het bestuur kan Werkgroepen, Projectgroepen en Commissies instellen voor het organiseren en uitvoeren van werkzaamheden of projecten die bijdragen aan de realisering van de doelstellingen van de Coöperatie Pekela Duurzaam. Zij zijn rekening en verantwoording verschuldigd aan het bestuur.

  2. Naast leden van de coöperatie, kunnen ook niet-leden deelnemen aan een groep, b.v. vanwege hun specifieke kennis, dit ter goedkeuring van het bestuur.

 

Artikel 10. Onkostenvergoedingen

 

  1. Conform art. 13 lid d van de statuten kunnen leden van het bestuur gemaakte onkosten voor de coöperatie declareren bij de penningmeester. Het gaat daarbij om reiskosten en kantoorkosten

  2. Overige kosten, zoals deelname aan studiedagen en conferenties die direct of indirect voor de coöperatie van betekenis zijn kunnen worden vergoed, mits deze vooraf zijn goedgekeurd door het bestuur.

  3. Voorkeur wordt gegeven aan het vervoer per openbaar vervoer. Indien vervoer per openbaar vervoer niet mogelijk of niet doelmatig is, worden de reiskosten tegen het maximaal fiscaal onbelaste tarief vergoed. In 2014 is dat € 0,19 per km.

  4. Declaraties worden door de penningmeester geparafeerd.

 

Artikel 11. Slotbepalingen

  1. Wijziging van het huishoudelijk reglement is alleen mogelijk na een besluit van de Algemene Ledenvergadering

  2. Bij strijdigheid tussen statuten en dit reglement geldt wat in de statuten is bepaald.

 

 

Aldus vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering van de Coöperatieve Vereniging Pekela Duurzaam u.a. d.d. 6 november 2014.

Correspondentieadres: Burg. Van Weringstraat 4 9665 GS Oude Pekela

KvK: 59225548

NL77 TRIO 0390 4732 19